Внедрение Битрикс24 в IT школу
Информация о клиенте
Школа профессионального IT образования. Основной услугой клиента были сертифицированные IT курсы в Беларуси с программой трудоустройства и предварительной профориентацией. У компании один офис в Минске. Существует широкая линейка программ обучения от 2 до 10 месяцев с нуля. Для студентов IT школа предлагает обучение офлайн и онлайн. Число сотрудников компании до 20.
Основная задача, с которой обратился клиент
Автоматизация продаж курсов по обучению, контроль документооборота, отслеживание успеваемости студентов. Оптимизация процессов, связанных с дальнейшим сопровождением студентов и выпускников школы. Также было необходимо учитывать посещения студентов и учет их успеваемости в группах. Также клиент хотел отслеживать всю эффективность собственного маркетинга в единой системе.
Почему Битрикс24?
Клиент предварительно долго изучал рынок информационных систем для бизнеса. Битрикс24 была выбрана из-за ее многофункциональности и перспектив дальнейшего масштабирования. Клиенту нужны была система, которая позволит работать в одном единственном инструменте по всем своим внутренним и внешним бизнес-процессам.
Почему VNEDRENIE SYSTEMS?
Мы предложили вариант внедрения, который подразумевал постепенное развитие Битрикс24 в компании. Мы показали, что небольшая первоначальная настройка и глубокая дальнейшая оптимизация уже во время непосредственной работы сотрудников клиента с Битрикс24 позволяет более качественно автоматизировать все процессы и подпроцессы, существующие в реальном бизнесе.
Процесс внедрения, особенности проекта
После нескольких встреч с руководством клиента, нашими бизнес-аналитиками было разработано первоначальное техническое задание, которое учитывало все базовые задачи внедрения. У клиента уже был установлен ранее коробочный Битрикс24, который был выбран из-за возможности его доработки в будущем.
Первоначально были настроены базовые реестры: лиды, сделки, контакты. Добавлены нужные пользовательские поля, настроены статусы лидов, воронки и этапы сделок, адаптирован внешний вид карточек всех вышеперечисленных элементов. Также наши инженеры по внедрению провели автоматизацию этапов сделок и лидов используя роботов и бизнес-процессы Битрикс24.
Клиент от CRM требовал полного контроля не только над продажами курсов, но и над сопровождением собственных выпускников. Студенты должны были сдавать выпускные проекты и после успешной сдачи клиент обеспечивал поиск нового работодателя. Для оцифровки этих мероприятий нами был создан комплекс взаимозависимых воронок в сделках, которые отражали и весь этот путь. Также был создан реестр договоров на базе списков Битрикс24. После продажи курса автоматически должен создаваться электронный договор с заполненными суммами и реквизитами студента.
Для учета учебных групп студентов был подготовлен соответствующий реестр групп, в который прикрепляются карточки студентов после назначения номера группы, преподавателя и периода обучения. Для контроля посещаемости был сделан отдельный список и разработана CRM-форма посещения. Это позволило в автоматическом режиме отслеживать посещение студентами каждого занятия.
Для клиента была важна маркетинговая сторона, а именно постоянная лидогенерация заявок в систему. Для этой задачи были интегрированы с сайтом CRM-формы, и установлен виджет обратной связи. После анализа его рекламных кампаний мы предложили вариант ведения рекламной аналитики непосредственно в Битрикс24.
Обучение и вовлечение сотрудников всегда требует управленческой компетенции со стороны руководителей заказчика. Не всегда все сотрудники одинаково лояльно принимают нововведения. Поэтому был разработан план обучения по Битрикс24, который позволил включал в себя как групповые занятия, так и персональные встречи с руководителями подразделений.
Работа с решением. Достигнутые результаты
На текущий момент клиент ведет следующие процессы в Битрикс24: учет актов, договоров, групп студентов, журналы занятий и посещений, список потенциальных преподавателей, внутренние приказы, ведение продаж клиентов, сопровождение учащихся во время выпускного проекта, поиск работы.
Активно используется журнал посещения студентов. Перед каждым обучение студент обязан подтвердить свое присутствие на занятиях через специальную форму с телефона. Сразу же в Битрикс24 создается элемент посещения занятия и прикрепляется к соответствующей группе.
Клиент активно работает с телефонией, которая интегрирована в CRM. Все поступающие звонки обрабатываются колл-центром и после квалификации передаются в работу в виде сделок.
Планируется дальнейшее интеграция системы в бизнес-процессы, связанные с работой с преподавателей.
Преимущества от внедрения
Клиент получил работающий инструмент, который позволил оцифровать практически все бизнес-процессы своего бизнеса. Руководитель компании всегда имеет доступ к оперативной информацию по любой студенту или группе буквально в несколько кликов.